ذخیره عکس یا تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری

ماژول ثبت اسناد حسابداری آرتا؛ ذخیره عکس و تصویر برای مستندسازی بی‌نقص

آیا اسناد حسابداری شما شامل فیش‌های واریزی، قبوض خدماتی، قراردادهای کاغذی یا فاکتورهای دستی هستند که همواره خطر مفقود شدن، کپی شدن یا آسیب دیدن آن‌ها وجود دارد؟

نرم افزار حسابداری آرتا رایانه با معرفی ماژول پیشرفته "ذخیره عکس یا تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری"، انقلابی در فرآیند مستندسازی ایجاد کرده است. این قابلیت فراتر از یک ثبت ساده مالی است؛ این، یک سیستم کامل آرشیو الکترونیکی است که هر سند فیزیکی را به صورت یکپارچه به سند حسابداری مربوطه متصل می‌کند و تضمین‌کننده دقت و امنیت بی‌مانند در امور مالی شماست.

در این سیستم، هر تراکنش مالی (بدهکار یا بستانکار) به طور مستقیم به تصویر یا فایل دیجیتال منبع خود لینک می‌شود، که در نهایت، فرآیند حسابرسی، ممیزی و پیگیری‌های داخلی را ساده، سریع و بدون خطا می‌کند.

چرا اتصال تصویر به سند حسابداری یک ضرورت مدرن است؟ (اهمیت سندپشتیبان الکترونیکی)

در روش‌های سنتی، حسابداران مجبور بودند مدارک کاغذی را پس از ثبت، بایگانی کنند. اما با ماژول آرتا، این فرآیند دیجیتالی شده و مزایای زیر را به همراه دارد:

تأمین اعتبار اسناد مالی

مهم‌ترین مزیت این ماژول، قابلیت ایجاد یک مسیر حسابرسی شفاف و قابل اعتماد است. وقتی یک ممیز یا حسابرس به سندی در نرم افزار مراجعه می‌کند، می‌تواند فوراً تصویر فیش بانکی، فاکتور خرید، یا هر سند پشتیبان دیگری را مشاهده کند. این دسترسی فوری، اثبات صحت و اعتبار سند را تسهیل کرده و زمان فرآیند ممیزی را به‌شدت کاهش می‌دهد.

خداحافظی با بایگانی‌های حجیم و کاغذی

تصور کنید حجم انبوهی از پوشه‌ها، کمدها و قفسه‌های بایگانی که فضای با ارزش اداری شما را اشغال کرده‌اند. با ذخیره عکس‌ها در سیستم آرتا، نیاز به نگهداری نسخه‌های فیزیکی فاکتورها و مدارک به حداقل می‌رسد. آرشیو دیجیتال نه‌تنها امن‌تر است، بلکه هزینه‌های نگهداری، کاغذ و فضای فیزیکی را نیز حذف می‌کند.

بازیابی سریع و دقیق اطلاعات

جستجو در میان صدها پوشه کاغذی برای پیدا کردن یک فیش واریزی مربوط به سال گذشته می‌تواند ساعت‌ها به طول انجامد. اما با آرشیو هوشمند آرتا، تنها با چند کلیک بر روی سند حسابداری مربوطه، تصویر سند پشتیبان فوراً بارگذاری می‌شود. این صرفه‌جویی در زمان، بهره‌وری تیم مالی شما را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد.

قابلیت‌های فنی و عملکردی ماژول ذخیره تصویر هنگام ثبت اسناد حسابداری آرتا

ماژول ما با در نظر گرفتن سرعت و سهولت استفاده برای حسابداران طراحی شده است.

۱. اتصال یکپارچه و ثبت سریع

فرآیند ثبت تصویر به گونه‌ای طراحی شده که کمترین وقفه را در کار روزانه حسابدار ایجاد کند:

• ذخیره مستقیم در فرم سند: حسابدار هنگام ثبت سند حسابداری (دفتر روزنامه)، بدون خروج از محیط برنامه، می‌تواند با استفاده از یک دکمه یا آیکون، تصویر اسکن شده یا عکسی که با موبایل گرفته شده است را مستقیماً به سند Attach کند.
• پشتیبانی از فرمت‌های متنوع: سیستم از فرمت‌های رایج تصویری و سندی مانند PDF، JPG ،PNG  پشتیبانی می‌کند و قابلیت پیش‌نمایش سریع این فایل‌ها را فراهم می‌آورد.
• امکان افزودن چندین تصویر: در مواردی که یک سند حسابداری شامل چندین فاکتور یا پیوست است (مثلاً یک سند تسویه حساب سفر که شامل چندین فیش هتل و بلیط است)، امکان ذخیره چندین عکس یا فایل در یک سند واحد وجود دارد.

۲. آرشیو امن و قابل دسترس

اطلاعات مالی بسیار حساس هستند، بنابراین امنیت ذخیره‌سازی از اولویت‌های اصلی است:

• ذخیره‌سازی سازماندهی شده: تصاویر در پایگاه داده یا در یک ساختار پوشه‌ای منطقی و ایمن بر روی سرور نگهداری می‌شوند که مستقیماً به کد سند حسابداری مرتبط است. این یعنی برخلاف ذخیره‌سازی در درایوهای معمولی، امکان حذف تصادفی یا جابجایی فایل‌ها وجود ندارد.
• سطح دسترسی مبتنی بر نقش: مدیر سیستم می‌تواند تعیین کند که کدام کاربران اجازه افزودن، مشاهده یا حذف اسناد پیوست شده را دارند. این کنترل دسترسی، امنیت داخلی سیستم را افزایش می‌دهد.

۳. بازیابی و گزارش‌گیری پیشرفته

ارزش واقعی این ماژول در قابلیت بازیابی داده‌ها و پیگیری مستندات است:

نمایش تصویر در هنگام مرور گزارشات

هنگامی که تیم مالی شما گزارش‌های مالی مانند دفتر کل، دفتر معین یا گزارش ترازنامه را مرور می‌کند، می‌تواند فوراً تشخیص دهد کدام سند دارای تصویر پیوست است. با یک کلیک روی سند، تصویر آن در پنجره‌ای جداگانه نمایش داده می‌شود، بدون نیاز به بازگشت به بایگانی یا فرم ثبت سند.

گزارش‌گیری از اسناد بدون تصویر

این قابلیت می‌تواند به عنوان یک ابزار کنترلی مورد استفاده قرار گیرد. سیستم می‌تواند گزارش دهد که کدام اسناد حسابداری مانند هزینه‌های بالای X تومان باید دارای تصویر پشتیبان باشند اما هنوز پیوست نشده‌اند. این ابزار به مدیر مالی کمک می‌کند تا از اجرای کامل قوانین داخلی مستندسازی اطمینان حاصل کند.

کاربردهای ضروری ماژول ذخیره عکس در حسابداری

این ماژول برای تمامی کسب و کارها، از بازرگانی‌های کوچک تا شرکت‌های بزرگ تولیدی، ضروری است، اما در برخی حوزه‌ها کارایی ویژه‌ای دارد:

۱. مدیریت هزینه‌ها و فیش‌های بانکی

• اسکن فیش‌های ATM و انتقال وجه: دیگر نیازی به نگهداری فیش‌های کوچک و کمرنگ ATM نیست. با ثبت عکس فیش به همراه سند، اصالت مبلغ واریزی همیشه تضمین می‌شود.
• قبوض و اسناد تنخواه گردان: تنخواه‌گردانان می‌توانند بلافاصله پس از پرداخت هزینه‌ها، عکس قبض یا فاکتور را ثبت کنند و از نگهداری اسناد خرد و مستعد مفقودی اجتناب شود.

۲. مدیریت قراردادها و تعهدات

• پیوست قراردادها: هنگام ثبت سندی مانند "دریافت ودیعه اجاره" یا "پیش‌پرداخت پیمانکاری"، تصویر اسکن شده قرارداد مربوطه نیز به سند پیوست می‌شود. این کار در هنگام پیگیری تعهدات بلندمدت، دسترسی به جزئیات قانونی را تسریع می‌بخشد.
• فاکتورهای ارزی/خارجی: اسناد خرید خارجی (این‌ویس‌ها و پروفرماها) که اغلب به زبان‌های دیگر هستند، می‌توانند به راحتی پیوست شوند تا در صورت نیاز به ممیزی یا تفسیر، سند اصلی در دسترس باشد.

۳. تسهیل حسابرسی‌های مالیاتی و داخلی

• دفاع از اظهارنامه‌های مالیاتی: در صورت درخواست سازمان امور مالیاتی برای ارائه مستندات یک هزینه خاص، شما می‌توانید در کسری از ثانیه، تصویر فاکتور اصلی را از طریق سیستم استخراج و ارائه دهید، که این امر فرآیند پاسخگویی به سازمان مالیاتی را بسیار سریع و مؤثر می‌سازد.

مزایای انتخاب ماژول ذخیره عکس و تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری آرتا رایانه

ماژول ذخیره عکس در آرتا رایانه یک محصول جانبی نیست، بلکه یک توسعه‌ی ضروری برای نرم افزار حسابداری شماست که با استانداردهای بالای شرکت ما طراحی شده است.

۱. کاهش خطاهای ورود دستی داده‌ها

وقتی تصویر سند در دسترس است، احتمال خطای حسابدار در هنگام وارد کردن تاریخ، مبلغ یا شرح سند، به طرز چشمگیری کاهش می‌یابد، زیرا اطلاعات مرجع (سند کاغذی) همواره جلوی دید اوست.

۲. صرفه‌جویی در فضای ذخیره‌سازی فیزیکی

با تبدیل ده‌ها هزار برگ کاغذ به فضای ذخیره‌سازی دیجیتال، می‌توانید فضای اداری خود را به جای بایگانی به اتاق کار تبدیل کنید و در بلندمدت در هزینه‌های اجاره و نگهداری صرفه‌جویی کنید.

۳. پشتیبانی متخصصان توسعه‌دهنده

ماژول توسط همان تیم برنامه‌نویسی که هسته نرم افزار حسابداری آرتا را توسعه داده، پشتیبانی می‌شود. این یعنی در صورت بروز هرگونه مشکل یا نیاز به سفارشی‌سازی خاص کسب و کار شما، راه‌حل‌های سریع و دقیقی ارائه خواهد شد.

خرید نقد و اقساط ماژول ذخیره عکس و تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری آرتا رایانه

ما برای دسترسی آسان‌تر شما به این فناوری‌های مهم، امکان خرید نرم افزار و ماژول‌ها را به‌صورت نقد و اقساط فراهم کرده‌ایم.

با ماژول ذخیره عکس و تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری آرتا رایانه، دفتر مالی خود را به یک مرکز کنترل هوشمند و بدون کاغذ تبدیل کنید.

اگر به دنبال دقت ۱۰۰٪ در اسناد، کاهش استرس ممیزی و افزایش بهره‌وری تیم مالی خود هستید، ماژول ذخیره عکس و تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری آرتا رایانه ضروری‌ترین ابزار برای شماست.