ذخیره عکس یا تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری

ماژول ذخیره عکس و تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری آرتا رایانه؛ تحولی در مستندسازی مالی

آیا هنوز هم اسناد حسابداری کسب‌وکار شما با فیش‌های حرارتی کم‌رنگ‌شده، فاکتورهای دستی و کپی‌های بی‌کیفیت گره خورده است؟ مفقود شدن حتی یک فیش واریزی در زمان رسیدگی مالیاتی می‌تواند خسارات جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشد.

با معرفی ماژول پیشرفته ذخیره عکس یا تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری، فرآیند بایگانی خود را برای همیشه دگرگون کنید. این ابزار قدرتمند که به عنوان یک افزونه مکمل بر روی بهترین نرم افزار حسابداری ایران (آرتا رایانه) نصب می‌شود، دفتر مالی شما را به یک سیستم کاملاً هوشمند و بدون کاغذ (Paperless) تبدیل می‌کند.

چرا اتصال تصویر به سند حسابداری یک ضرورت است؟

در روش‌های سنتی، حسابداران مجبورند ساعت‌ها وقت خود را صرف پانچ کردن، بایگانی و شماره‌گذاری زونکن‌ها کنند. اما بر خلاف سایر نرم‌افزارهای بازار که تنها به ثبت اعداد بسنده می‌کنند، ماژول ضمیمه تصویر آرتا رایانه، هر رکورد مالی را به منبع اصلی آن متصل می‌کند.

- تأمین اعتبار آنی اسناد: حسابرسان یا مدیران مالی با کلیک روی هر سند، تصویر واقعی فیش یا قرارداد را مشاهده می‌کنند.

- حذف خطای انسانی: تطبیق لحظه‌ای اعداد ثبت شده با تصویر فاکتور، احتمال اشتباهات تایپی را به صفر می‌رساند.

- آزادسازی فضای اداری: با حذف کمدهای بایگانی، فضای ارزشمند دفتر کار خود را بهینه‌سازی کنید.

- محافظت در برابر حوادث: مدارک کاغذی در معرض آتش‌سوزی، رطوبت یا مفقودی هستند، اما آرشیو ابری و سروری شما همیشه امن است.

همان‌طور که در ویدئوی معرفی این ماژول قابل مشاهده است، رابط کاربری این افزونه با تمرکز بر سرعت‌عمل حسابداران طراحی شده است. امکانات کلیدی این سیستم عبارتند از:

۱. الصاق سریع و آسان به هر سطر از سند

حسابدار می‌تواند به سادگی و بدون نیاز به خروج از فرم ثبت سند، روی هر ردیف کلیک کرده و فایل اسکن‌شده یا عکس چک و فیش را (با فرمت‌های مختلف) مستقیماً به همان رکورد متصل کند.

۲. نمایشگر داخلی و مدیریت هوشمند تصاویر

نیاز به نرم‌افزارهای جانبی برای باز کردن عکس‌ها ندارید. تصاویر پیوست شده در یک پنجره اختصاصی داخل خود برنامه باز می‌شوند. شما می‌توانید:

- تغییر سایز (Zoom): برای خواندن مبالغ ریز فیش‌ها، به راحتی روی بخش‌های مختلف تصویر زوم کنید.

- چاپ مستقیم (Print): تنها با یک کلیک، تصویر پیوست‌شده را به همراه اطلاعات سند، به پرینتر ارسال کنید.

- ویرایش و حذف: در صورت نیاز، عکس ضمیمه شده را از روی رکورد حذف کرده یا فایل جدیدی را جایگزین نمایید.

۳. نشانگرهای بصری در لیست اسناد

هنگام مرور لیست اسناد حسابداری یا گزارش‌گیری‌ها، رکوردهایی که دارای تصویر پشتیبان هستند، با یک نشانگر بصری (آیکون یا تغییر رنگ) متمایز می‌شوند تا تیم مالی در یک نگاه، وضعیت مستندات را بررسی کند.

برای مشاوره رایگان و خرید ماژول با کارشناسان ما تماس بگیرید.

این ماژول برای چه کسب‌وکارهایی حیاتی است؟

داشتن سند پشتیبان الکترونیکی برای همه شرکت‌ها مهم است، اما در موارد زیر یک نیاز قطعی محسوب می‌شود:

- شرکت‌های بازرگانی و پخش: برای پیوست فاکتورهای خرید، بارنامه‌ها و رسیدهای تحویل کالا.

- شرکت‌های پیمانکاری: جهت مستندسازی آنی قراردادها، پیش‌فاکتورها و صورت‌وضعیت‌ها.

- مدیریت تنخواه‌گردان‌ها: ثبت سریع قبوض پرداختی و فیش‌های کوچک پیش از مخدوش شدن.

- کسب‌وکارهای وارداتی: آرشیو امن اینوویس‌ها (Invoice) و پروفرماهای ارزی.

موفقیت در ممیزی‌های مالیاتی؛ برگ برنده شما

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیران مالی در زمان رسیدگی‌های سازمان امور مالیاتی، ارائه سریع و بی‌نقص مدارک مثبته است. با استفاده از ماژول ذخیره عکس آرتا، زمانی که ممیز درخواست مشاهده مستندات یک هزینه میلیونی را دارد، شما در کمتر از چند ثانیه فاکتور رسمی یا فیش واریزی را از روی سیستم فراخوانی کرده و پرینت می‌گیرید. این سرعت‌عمل، دقت و شفافیت، دفاع از اظهارنامه‌های مالیاتی را به سادگی امکان‌پذیر می‌کند.

همین الان ماژول ذخیره عکس را به سبد خرید خود اضافه نمایید و از قابلیت ممتاز آن برای بهبود کسب و کار خویش استفاده نمایید.

سوالات متداول برای ذخیره عکس یا تصویر در هنگام ثبت اسناد حسابداری

آیا اضافه کردن عکس به اسناد باعث کند شدن نرم‌افزار حسابداری می‌شود؟

خیر؛ معماری دیتابیس در نرم‌افزار آرتا رایانه به گونه‌ای طراحی شده است که تصاویر در پوشه‌ها یا جداول مجزا و بهینه‌سازی‌شده ذخیره می‌شوند. در نتیجه، حجم تصاویر هیچ‌گونه افت سرعتی در لود شدن گزارش‌های مالی و اسناد متنی ایجاد نمی‌کند.

چه فرمت‌هایی برای پیوست تصاویر در این ماژول پشتیبانی می‌شود؟

شما می‌توانید تمامی فرمت‌های رایج تصویری از جمله JPG، PNG و فرمت‌های سندی مرسوم را به راحتی در سیستم بارگذاری کرده و بدون نیاز به ابزار خارجی مشاهده کنید.

آیا می‌توانم به یک رکورد حسابداری، هم‌زمان چند عکس پیوست کنم؟

بله. در مواردی که یک ثبت حسابداری دارای چند سند پشتیبان است (مانند تسویه‌حساب سفر شامل فیش هتل، بلیط هواپیما و قبض غذا)، امکان اتصال چندین تصویر به یک رکورد وجود دارد.

در صورت تهیه بک‌آپ از نرم‌افزار، آیا تصاویر پیوست‌شده نیز ذخیره می‌شوند؟

بله، سیستم پشتیبان‌گیری آرتا رایانه به صورت یکپارچه عمل کرده و در زمان تهیه بک‌آپ، تمامی مستندات و تصاویر ضمیمه‌شده نیز در فایل پشتیبان محفوظ می‌مانند.

نحوه کنترل دسترسی پرسنل به تصاویر پیوست‌شده چگونه است؟

مدیر مالی سیستم می‌تواند از طریق پنل مدیریت نقش‌ها، تعیین کند که کدام یک از کاربران (حسابداران، تنخواه‌گردانان یا انبارداران) حق افزودن، مشاهده، چاپ یا حذف تصاویر اسناد را دارند.

چطور می‌توانم این ماژول را روی نرم‌افزار فعلی آرتا فعال کنم؟

کافیست با واحد پشتیبانی و فروش آرتا رایانه تماس بگیرید. فعال‌سازی این ماژول در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شده و شرایط خرید نقد و اقساط نیز برای آن فراهم است.