پیش فاکتور(دیتابیس مجزا و لینک به دیتابیس جاری)

مدیریت پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا و تبدیل به فاکتور در آرتا

در ساختارهای فروش مدرن، پیش‌فاکتور تنها یک برگه برای اعلام قیمت نیست؛ بلکه قلب تپنده بخش بازرگانی و ویترین تعامل با مشتری است. نرم‌افزار حسابداری آرتا با درک چالش‌های شرکت‌های بزرگ و پخش مویرگی، قابلیتی فراتر از یک تبدیل ساده را ارائه داده است: «امکان صدور پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا و لینک هوشمند به دیتابیس جاری».

در این مقاله، به بررسی عمیق این تکنولوژی، مزایای فنی آن برای ثبات سیستم‌های مالی و آموزش گام‌به‌گام تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور فروش می‌پردازیم.

پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا

بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری، پیش‌فاکتور را در همان جدولی ذخیره می‌کنند که فاکتورهای قطعی ذخیره می‌شوند. این کار در کوتاه‌مدت مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما در شرکت‌هایی که روزانه صدها استعلام قیمت صادر می‌کنند، باعث بروز مشکلات زیر می‌شود:

• کندی پایگاه داده (SQL): با حجیم شدن جداول، سرعت جستجو و گزارش‌گیری کاهش می‌یابد.
• تداخل در شماره سریال‌ها: مدیریت شماره‌گذاری اسناد پیچیده می‌شود.
• شلوغی گزارشات مدیریتی: تفکیک فروش‌های قطعی از احتمالی سخت می‌شود.

راهکار آرتا: با ایجاد یک دیتابیس مجزا، تمام «رفتارهای بازاریابی» و «استعلام‌های قیمت» را از «تراکنش‌های قطعی مالی» جدا می‌کند. این یعنی امنیت و سرعت بالاتر برای هسته اصلی سیستم مالی شما.

مفهوم لینک به دیتابیس جاری

شاید این سوال پیش بیاید که اگر دیتابیس جداست، چگونه به کالاها دسترسی داریم؟

در نرم‌افزار آرتا، این دو دیتابیس به صورت Live Link با هم در ارتباط هستند. یعنی:

1. اطلاعات پایه یکسان: لیست مشتریان، کالاها، انبارها و قیمت‌های مصوب از دیتابیس جاری خوانده می‌شود.
2. عدم نیاز به تعریف مجدد: شما نیازی ندارید کالاها را در دو جا تعریف کنید. تغییر قیمت در دیتابیس اصلی، بلافاصله در بخش پیش‌فاکتور اعمال می‌شود.
3. استعلام موجودی: ویزیتور هنگام ثبت پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا، می‌تواند موجودی واقعی کالا در دیتابیس اصلی را مشاهده کند.

فرآیند صدور پیش‌فاکتور در آرتا

در بخش مدیریت پیش‌فاکتورها، کاربر (ویزیتور یا کارشناس فروش) به محیطی دسترسی دارد که تماماً برای سرعت عمل طراحی شده است.

ویژگی‌های کلیدی در هنگام صدور:

• ثبت سریع اقلام: با استفاده از بارکدخوان یا جستجوی هوشمند کالا.
• اعمال تخفیفات پلکان: بر اساس گروه‌بندی مشتریان تعریف شده در سیستم جاری.
• رزرو موقت: امکان رزرو کالا برای مدت محدود جهت جلوگیری از فروش به دیگران البته بسته به تنظیمات مدیریت.
• خروجی‌های متنوع: چاپ پیش‌فاکتور با فرمت‌های استاندارد یا ارسال مستقیم از طریق شبکه‌های اجتماعی و ایمیل به مشتری.

آموزش تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور فروش

این بخش هیجان‌انگیزترین قسمت ماژول آرتا است. جایی که تلاش‌های تیم فروش به نتیجه مالی تبدیل می‌شود.

فراخوانی در فاکتور فروش

وارد منوی «صدور فاکتور فروش» در دیتابیس جاری شوید. در نوار ابزار، گزینه‌ی "فراخوانی از پیش‌فاکتور"  را انتخاب کنید.

سیستم پنجره‌ای باز می‌کند که مستقیماً به دیتابیس مجزا متصل است. شما می‌توانید بر اساس:

• نام مشتری
• شماره پیش‌فاکتور
• نام ویزیتور
• بازه زمانی

پیش‌فاکتور مورد نظر را پیدا کنید.

انتقال هوشمند داده‌ها

با انتخاب پیش‌فاکتور، تمام ردیف‌های کالا، مقادیر، قیمت‌های توافق شده و تخفیفات به فاکتور فروش منتقل می‌شود. در این مرحله، سیستم مجدداً موجودی انبار را چک می‌کند تا از صحت ارسال کالا اطمینان حاصل شود.

نهایی‌سازی و اثر مالی

با ذخیره فاکتور در دیتابیس جاری:

1. سند حسابداری (بدهکار/بستانکار) صادر می‌شود.
2. حواله انبار صادر و کالا از موجودی کسر می‌گردد.
3. وضعیت پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا به «تبدیل شده» تغییر می‌یابد تا امنیت سیستم حفظ شده و دوباره مورد استفاده قرار نگیرد.

مزایای استراتژیک برنامه آرتا برای مدیران مالی و فروش

استفاده از این متدولوژی در آرتا، مزایای رقابتی زیر را برای کسب‌وکار شما ایجاد می‌کند:

معایب روش قدیمی و سنتی:

-          با افزایش تعداد رکوردها کند می‌شود

-          تداخل در موجودی‌های رزرو شده

-          دشواری در استخراج نرخ تبدیل

-          دسترسی همه کاربران به دیتابیس اصلی

مزایای پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا و تبدیل به فاکتور در آرتا

-          همیشه سریع و بهینه باقی می‌ماند

-          همیشه سریع و بهینه باقی می‌ماند

-          گزارش‌گیری دقیق از نرخ تبدیل

-          دسترسی محدود ویزیتورها به دیتابیس دوم

کاربرد در پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا برای مدیریت پخش مویرگی

تصور کنید شرکتی دارای ۳۰ ویزیتور است. اگر این ویزیتورها همگی روی دیتابیس اصلی کار کنند، حجم ترافیک روی سرور SQL بسیار بالا می‌رود.

با راهکار آرتا:

• ویزیتورها روی دیتابیس A (پیش‌فاکتور) کار می‌کنند.
• مدیر مالی و حسابداری روی دیتابیس B  (جاری) کار می‌کنند.
• زمانی که سفارش قطعی می‌شود، داده از A به B منتقل می‌شود. این یعنی پایداری ۱۰۰ درصدی سیستم مالی.

جمع‌بندی مبحث پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا و تبدیل به فاکتور در آرتا

قابلیت صدور پیش‌فاکتور با دیتابیس مجزا در آرتا، یک انتخاب لوکس نیست؛ بلکه برای کسب‌وکارهای رو به رشد یک ضرورت است. این سیستم نه تنها باعث نظم‌بخشی به فرآیند فروش می‌شود، بلکه طول عمر و کارایی سرورهای مالی شما را به شکل چشم‌گیری افزایش می‌دهد.

آیا آماده‌اید سیستم فروش خود را حرفه‌ای کنید؟

برای مشاوره در مورد فعال‌سازی این ماژول و یا دریافت دموی رایگان نرم‌افزار حسابداری آرتا، همین امروز با کارشناسان ما تماس بگیرید.

سوالات متداول درباره پیش‌فاکتور و دیتابیس مجزا در آرتا

۱. آیا برای استفاده از دیتابیس مجزا نیاز به خرید سخت‌افزار یا سرور جدید داریم؟

خیر. دیتابیس مجزا بر روی همان سرور فعلی شما در SQL Server ایجاد می‌شود. نرم‌افزار آرتا به صورت هوشمند مدیریت فضای تخصیص یافته را انجام می‌دهد و تنها با تفکیک منطقی جداول، مانع از سنگین شدن دیتابیس اصلی می‌شود.

۲. اگر موجودی کالا در دیتابیس جاری تغییر کند، پیش‌فاکتورهای صادر شده در دیتابیس مجزا بروز می‌شوند؟

بله. از آنجایی که دیتابیس پیش‌فاکتور به دیتابیس جاری «لینک» است، استعلام موجودی و قیمت به صورت لحظه‌ای انجام می‌شود. البته شما می‌توانید در تنظیمات تعیین کنید که قیمت زمان صدور پیش‌فاکتور ثابت بماند یا در لحظه تبدیل به فاکتور، طبق نرخ روز بروزرسانی شود.

۳. آیا محدودیتی در تعداد پیش‌فاکتورهای صادر شده در دیتابیس مجزا وجود دارد؟

هیچ محدودیت عددی وجود ندارد. یکی از اهداف اصلی این قابلیت، اجازه دادن به کاربران برای ثبت هزاران پیش‌فاکتور و استعلام قیمت بدون نگرانی از بابت کاهش سرعت یا حجم دیتابیس اصلی مالی است.

۴. فرآیند تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور چقدر زمان می‌برد؟

این فرآیند تنها با چند کلیک و در کمتر از یک دقیقه انجام می‌شود. تمام اطلاعات از دیتابیس مجزا فراخوانی شده و پس از تایید نهایی شما، مستقیماً به اسناد قطعی حسابداری و انبار در دیتابیس جاری تبدیل می‌گردد.

۵. آیا می‌توان دسترسی کاربران را طوری تنظیم کرد که فقط به دیتابیس پیش‌فاکتور دسترسی داشته باشند؟

بله، این یکی از بزرگترین مزایای امنیتی آرتا است. شما می‌توانید برای ویزیتورها یا اپراتورهای فروش سطحی از دسترسی را تعریف کنید که فقط قادر به ثبت و مشاهده پیش‌فاکتورها باشند و هیچ‌گونه دسترسی به اسناد مالی، چک‌ها یا گزارشات حساس دیتابیس جاری نداشته باشند.

برای آموزش صدور پیش‌فاکتور در دیتابیس مجزا و لینک هوشمند به دیتابیس جاری و آگاهی از محیط این قابلیت هوشمند و عالی، این ویدئوی آموزشی را ببینید.