استفاده از سطح پنجم

استفاده از سطح پنجم در نرم‌افزار آرتا رایانه؛ قدرت گزارش‌گیری چندبعدی

ساختار استاندارد حسابداری در اکثر نرم‌افزارها شامل چهار سطح (گروه، کل، معین و تفصیلی) است. اما برای بسیاری از سازمان‌ها، این چهار سطح پاسخگوی نیازهای گزارش‌گیری مدیریت نیست. استفاده از سطح پنجم در نرم‌افزار آرتا رایانه، این محدودیت را از بین می‌برد و به شما اجازه می‌دهد تحلیل‌های مالی خود را به عمق بیشتری ببرید.

چرا به سطح پنجم نیاز داریم

تصور کنید شرکت شما همزمان در حال اجرای ۵ پروژه ساختمانی مختلف است. شما هزینه‌هایی مثل "خرید سیمان" دارید.

• در حالت ۴ سطحی: شما مجبورید برای هر پروژه یک حساب معین یا تفصیلی جداگانه بسازید (مثلاً: هزینه سیمان پروژه الف، هزینه سیمان پروژه ب). این کار باعث می‌شود لیست حساب‌های شما (کدینگ) به شدت طولانی و خسته‌کننده شود.
• در حالت سطح پنجم: شما فقط یک حساب "هزینه سیمان" دارید و در سطح پنجم، مشخص می‌کنید که این هزینه مربوط به کدام "پروژه" است.

مزایای اصلی سطح پنجم

1. کدینگ تمیز و خلوت: جلوگیری از تعریف حساب‌های تکراری.
2. گزارش‌گیری ماتریسی: امکان گرفتن گزارش از یک شخص در تمامی حساب‌های معین.
3. تحلیل مراکز هزینه: تفکیک هزینه‌های هر بخش از سازمان (تولید، فروش، اداری) به صورت مجزا.

نحوه فعال‌سازی و تنظیم سطح پنجم در آرتا رایانه

برای استفاده از این قابلیت، باید مراحل زیر را در نرم‌افزار دنبال کنید:

۱. تعریف ماهیت سطح پنجم

ابتدا باید مشخص کنید که سطح پنجم شما قرار است چه ماهیتی داشته باشد. در منوی اطلاعات پایه یا تنظیمات حسابداری، بخشی تحت عنوان «تعریف سطوح شناور» یا «سطح پنجم» وجود دارد. در اینجا می‌توانید گروه‌هایی مثل:

• مراکز هزینه
• پروژه‌ها
• اشخاص (تأمین‌کنندگان یا مشتریان خاص)
• شماره قراردادها را تعریف کنید.

۲. اتصال سطح پنجم به حساب‌های معین

نکته مهم این است که سطح پنجم برای همه حساب‌ها فعال نیست. شما باید در بخش اصلاح کدینگ، روی حساب معین مورد نظر (مثلاً حساب "هزینه‌های ایاب و ذهاب") کلیک کرده و تیک گزینه دارای سطح پنجم یا تفصیلی شناور  را بزنید.

گزارش‌گیری از سطح پنجم

قدرت اصلی این سیستم در بخش گزارش‌ها نهفته است. در نرم‌افزار آرتا رایانه می‌توانید گزارش‌های زیر را استخراج کنید:

• تراز آزمایشی بر اساس سطح پنجم: مشاهده گردش حساب تمامی پروژه‌ها در یک نگاه.
• دفتر روزنامه تفکیکی: مشاهده تمام تراکنش‌های مالی که یک "شخص خاص" در درگیر آن بوده است (بدون توجه به نوع حساب(.

نکات کلیدی و اشتباهات رایج

اگر کسب‌وکار کوچکی دارید، فعال کردن سطح پنجم برای همه حساب‌ها فقط باعث کندی در ثبت اسناد می‌شود. فقط برای حساب‌هایی که نیاز به تحلیل دقیق دارند (مثل هزینه‌ها یا درآمدهای پروژه‌ای) از آن استفاده کنید.

سطح پنجم در آرتا رایانه معمولاً به صورت "شناور" عمل می‌کند؛ یعنی یک مرکز هزینه می‌تواند همزمان با چندین حساب معین مختلف درگیر شود.

با استفاده از سطح پنجم، مدیران مالی می‌توانند بودجه‌بندی هر پروژه را به صورت دقیق رصد کنند و از انحرافات مالی جلوگیری نمایند.

استفاده از سطح پنجم در نرم‌افزار آرتا رایانه، ابزاری قدرتمند برای مدیرانی است که می‌خواهند فراتر از اعداد معمولی حرکت کنند. اگر به دنبال تحلیل سود و زیان به تفکیک پروژه یا مرکز هزینه هستید، فعال‌سازی این قابلیت اولین قدم شما خواهد بود.