کنترل معوقات مشتریان در هنگام صدور فاکتور براساس (تعداد روز ، تعداد فاکتور ) در صورت استفاده از امکان تسویه فاکتور

مدیریت مطالبات؛ شریان حیاتی بقای کسب‌وکار

در دنیای تجارت امروز، فروش بدون وصول، تنها یک آمار کاذب است. بسیاری از کسب‌وکارها با وجود فروش بالا، به دلیل عدم مدیریت صحیح مطالبات معوق، دچار ورشکستگی ناشی از کمبود نقدینگی می‌شوند. سیستم کنترل معوقات در لحظه صدور فاکتور، یکی از کلیدی‌ترین ابزارهای نظارتی در نرم‌افزار حسابداری آرتا رایانه است که به مدیران مالی اجازه می‌دهد انضباطی آهنین در فرآیند فروش اعتباری ایجاد کنند.

مکانیزم کنترل معوقات بر اساس تعداد روز

کنترل معوقات بر اساس تعداد روز، به معنای تعیین یک بازه زمانی مجاز برای تسویه هر فاکتور است.

• تعریف محدودیت: اگر برای مشتری "الف" مهلت ۳۰ روزه تعیین شده باشد، سیستم در روز سی و یکم به صورت خودکار از صدور فاکتور جدید جلوگیری می‌کند.
• اهمیت نرخ تنزیل و ارزش پول: با توجه به تورم، هر روز تاخیر در وصول مطالبات به معنای کاهش ارزش سود خالص است. این ماژول مستقیماً بر شاخص دوره وصول مطالبات تاثیر مثبت می‌گذارد.

کنترل  معوقات بر اساس تعداد فاکتورهای تسویه نشده

گاهی مشتری بدهی مالی سنگینی ندارد، اما تعدد فاکتورهای باز نشان‌دهنده ضعف در پیگیری یا بدحسابی است.

• ایجاد نظم در تسویه: سیستم آرتا رایانه اجازه می‌دهد سقفی برای تعداد فاکتورهای باز (مثلاً حداکثر ۳ فاکتور) تعریف کنید. در این حالت، حتی اگر مبالغ فاکتورها ناچیز باشد، تا زمانی که فاکتورهای قبلی تعیین تکلیف نشوند، سیستم اجازه ثبت فاکتور جدید را صادر نمی‌کند.

همگام‌سازی با قابلیت تسویه فاکتور به فاکتور

بدون سیستم تسویه دقیق، کنترل معوقات عملاً غیرممکن است. در نرم‌افزار آرتا رایانه، فرآیند به شرح زیر است: - ثبت فاکتور فروش - دریافت وجه (نقد، چک یا حواله) - تخصیص وجه به فاکتور که کاربر مشخص می‌کند این مبلغ مربوط به کدام فاکتور است. -آپدیت لحظه‌ای وضعیت معوقات : بلافاصله پس از تسویه، محدودیت صدور فاکتور برای آن مشتری برداشته می‌شود.

استراتژی‌های فروش اعتباری با آرتا رایانه

در این بخش به بررسی نحوه پیاده‌سازی این سیستم در واحدهای مختلف می‌پردازیم:

• واحد فروش: ویزیتور در لحظه ثبت سفارش متوجه می‌شود که مشتری در لیست سیاه قرار دارد یا خیر.
• واحد انبار: جلوگیری از خروج کالا برای مشتریانی که تاییدیه مالی ندارند.
• مدیریت عالی: مشاهده گزارش‌های تحلیلی از مشتریانی که بیشترین نرخ معوقات را دارند.

مزایای رقابتی نرم‌افزار آرتا رایانه در مدیریت مالی

۱. انعطاف‌پذیری در تنظیمات: امکان تعریف استثنا برای مشتریان ویژه

 ۲. سیستم هشداردهنده: ارسال پیامک یا نوتیفیکیشن به مدیر مالی در صورت تلاش برای صدور فاکتور برای مشتری معوق

3. یکپارچگی کامل: ارتباط مستقیم بین زیرسیستم‌های خزانه‌داری، فروش و حسابداری.

تاثیر بر رتبه اعتباری مشتریان

با استفاده از داده‌های استخراج شده از این ماژول، شما می‌توانید یک سیستم رتبه‌بندی داخلی ایجاد کنید. مشتریانی که همیشه زیر سقف مجاز (از نظر روز و تعداد) هستند، مستحق تخفیفات بیشتر و مشتریان بدحساب، مستحق محدودیت‌های شدیدتر خواهند بود.

سوالات متداول کنترل معوقات مشتریان در صدور فاکتور

- آیا می‌توان برای هر مشتری به صورت جداگانه سقف معوقات تعریف کرد؟ بله، در نرم‌افزار آرتا رایانه این امکان وجود دارد که برای هر شخص یا هر گروه تفصیلی، محدودیت‌های متفاوتی بر اساس تعداد روز یا تعداد فاکتور باز تنظیم کنید.

- اگر مشتری چک داده باشد اما هنوز وصول نشده باشد، سیستم فاکتور صادر می‌کند؟ این مورد بستگی به تنظیمات مدیریتی شما دارد. می‌توانید سیستم را طوری تنظیم کنید که چک‌های در جریان وصول را به عنوان تسویه موقت در نظر بگیرد یا تا زمان وصول قطعی چک، فاکتور را معوق تلقی کند.

- آیا امکان صدور فاکتور با اجازه مدیر برای مشتریان معوق وجود دارد؟ بله، سیستم دارای لایه‌های دسترسی است. در صورت نیاز، مدیر مالی یا مدیر فروش می‌تواند با رمز عبور خود، محدودیت را به صورت موقت برای یک فاکتور خاص غیرفعال کند.

- کنترل معوقات بر اساس تعداد روز از چه تاریخی محاسبه می‌شود؟ شما می‌توانید مبدأ محاسبه را «تاریخ صدور فاکتور» یا «تاریخ سررسید فاکتور» (در صورت فروش امانی یا مدتی) قرار دهید.

- آیا این سیستم برای کسب‌وکارهای کوچک هم مناسب است؟ قطعاً. مدیریت نقدینگی برای کسب‌وکارهای کوچک به دلیل منابع محدود، حیاتی‌تر است. این سیستم از انباشت بدهی‌های خرد که در بلندمدت آسیب‌زا هستند، جلوگیری می‌کند.